Voorkom datalekken en laat uw datadragers vernietigen! Hoe vaak is niet in het nieuws dat er weer

Hoe vaak is niet in het nieuws dat er weer eens data gelekt is. Als organisatie of onderneming dient men dit te allen tijde te voorkomen.

Reputatieschade

Ten eerste kan gelekte data reputatieschade voor een organisatie betekenen. Eenmaal wanneer een bedrijf door een fout van een medewerker in een slecht daglicht komt te staan, kost het heel veel moeite om dit weer goed te maken. Denk aan schandalen waarbij persoonlijke gegevens op straat kwamen te liggen.

Concurrentie

Ten tweede kan gelekte data een gevaar zijn wanneer bepaalde gegevens in handen van de concurrentie vallen. Wanneer een bedrijf net een nieuw idee of product heeft ontwikkeld, is het zuur als dit in handen van de concurrent komt.

Datalekken komen veelvuldig voor

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is in 2018 ingevoerd. Sinds de invoering staat Nederland op de tweede plaats in Europa met bijna 67.000 incidenten. De eerste plaats is voor Duitsland, dit land heeft bijna 78.000 officiële meldingen gedaan. Dit is dus een serieuze kwestie. Daarbij kan het voor een organisatie op een hoge boete komen te staan.

Hoe kunnen datalekken worden voorkomen?

Maar, hoe voorkomt u dat data uit uw onderneming lekken? Zorgvuldigheid is hier de kwintessens.
Voorbeelden:

• E-mail verzenden: iedere medewerker van een organisatie moet er van doordrongen zijn dat men o.a. goed checkt wanneer men bij een e-mail op verzenden klikt. Is deze echt juist geadresseerd? Zo kan het bijvoorbeeld zomaar gebeuren dat op een advocatenkantoor een gevoelige e-mail per ongeluk naar de wederpartij wordt gestuurd. Dit kan enorme schade veroorzaken.
  Belangrijk is ook dat medewerkersBCC gebruiken i.p.v. CC. Hebt u ook weleens zo’n mail ontvangen met een hoeveelheid aan adressen in de CC, waaronder het uwe? Uw e-mailadres wordt zomaar met iedereen gedeeld, dat mag niet eens!
• USB-stick: ook moet men er van bewust zijn dat een USB-stick niet zomaar in broekzak of jaszak gestopt kan worden, het gevaar is te groot dat men deze verliest. Advies is om personeel deze zorgvuldigheid bij te brengen en ze er op te wijzen wat de gevolgen kunnen zijn.
• Wachtwoorden: leer de medewerkers het belang van veilige wachtwoorden. Het is niet te geloven, maar er zijn echt mensen die als wachtwoord bijvoorbeeld “12345678” gebruiken. Voor het inloggen op de werk-PC kan de IT-afdeling zorgen dat mensen verplicht zijn om een combinatie van letters, cijfers en speciale tekens te gebruiken en dat het wachtwoord een minimale lengte moet hebben.

Vernietigen van oude USB-sticks, SSD-schijven en apparatuur

Last but not least, dit is een heel belangrijk punt. Denk niet dat een geforatteerde USB-stick of harde schijf leeg is. Deze data is gemakkelijk terug te halen. USB-sticks of SSD-schijven waar gevoelige informatie op staat of heeft gestaan, kunnen beter vernietigd worden door een gespecialiseerd bedrijf. Wilt u oude computers verkopen of aan een goed doel schenken? Laat deze dan niet alleen maar formatteren, maar laat deze ook door de expert op een juiste wijze helemaal leegmaken, zodat er geen data meer terug te halen is. Je kan er ook voor kiezen om zelf de dat te vernietigen maar er zijn IT bedrijven die bepaalde machines hebben voor de vernietiging van datatragers die zeer betrouwbaar zijn. 

Bovengenoemde tips kunnen u op weg helpen naar een betere beveiliging van de kostbare en gevoelige data van uw bedrijf.